Du carnet de route « top-down » à la roadmap collaborative
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Chez Roole (ex-Club Identicar), nous cultivons au quotidien une approche collaborative. Nous la mettons en pratique dans nos méthodes de travail, de management, d’innovation, et également dans l’élaboration de notre carnet de route. Pourquoi ? Comment ? Nous vous disons tout !
Avant, notre roadmap annuelle était construite chaque début d’année par les Directeurs/trices et l’équipe Projets et Transformation, en charge de l’accompagnement des projets transverses. Suivaient une étude d’impact IT, les éventuelles priorisations et l’arbitrage du Comité exécutif. Le suivi de la roadmap se faisait alors mensuellement. Mais ça, c’était avant.
Objectifs : co-construction, co-priorisation, lisibilité et agilité
Dès 2016, nous avons décidé de réinventer notre roadmap en poursuivant 4 objectifs :
- Co-construire le carnet de route du semestre à venir avec les équipes en faisant des collaborateurs les acteurs de leur roadmap.
- Donner aux équipes le pouvoir de choisir leurs priorités, notamment en identifiant les projets à mener et en décidant des deadlines.
- Créer un outil de partage qui donne de la visibilité à chacun sur l’ensemble des projets de l’entreprise.
- Adopter un rythme plus récurrent pour plus d’agilité et de facilité à calibrer les projets.
La route vers une roadmap collaborative
Adeptes du « test & learn », nous avons d’abord testé notre idée auprès d’une équipe : la Direction de la Relation Client a réuni l’ensemble de ses managers pour une journée dédiée à leurs projets. La première étape a consisté à prendre du recul sur l’activité quotidienne en redéfinissant les missions et objectifs du service. Une fois ces points partagés, l’équipe a construit, collectivement, la liste des projets à mener sur la prochaine période, avant de procéder à l’arbitrage puis à la consolidation. Retour unanime de l’équipe : tous se sont sentis plus investis et prêts à porter leurs sujets avec énergie.
En 2017, la méthodologie a été adoptée par l’ensemble des services :
- Tous les semestres, chaque équipe se réunit pour une demi-journée ou une journée entièrement dédiée au carnet de route. Au programme : bilan du semestre passé et identification de l’ensemble des projets à mener pour la prochaine période, avec l’aide d’un membre de l’équipe Projets et Transformation.
- La liste des projets identifiés par les équipes est ensuite consolidée, chiffrée par l’équipe IT et lorsque cela est nécessaire, arbitrée par un panel de collaborateurs.
- Le carnet de route finalisé est alors présenté aux équipes, étage par étage par un membre du Comité de Direction accompagné d’un collaborateur ayant participé aux sessions d’arbitrage. Il est également affiché dans les locaux sous la forme d’une infographie présentant succinctement une sélection de projets, leur taille (S, M, L, XL) et les éventuels impacts IT.
Un bilan positif et une amélioration continue
Aujourd’hui, les objectifs sont atteints :
- Co-construction et co-priorisation : cette double action porte ses fruits, aujourd’hui 80 % de nos collaborateurs font le lien entre les projets de l’entreprise et les actions mises en place au sein des équipes.
- Lisibilité : l’infographie est un succès. Affichée dans nos locaux, elle profite à nos visiteurs comme à nos collaborateurs et donne à nos projets une belle visibilité.
- Agilité : le rythme semestriel s’avère être beaucoup plus pertinent que le rythme annuel.
Le processus est optimisé en continu en tenant compte des retours des collaborateurs.
Le passage d’une feuille de route réalisée par les seuls Directeurs à une roadmap entièrement collaborative marque une étape importante dans la transformation managériale de Roole. Elle démontre une fois de plus le caractère vertueux de la co-construction et la capacité des équipes à mobiliser leur énergie pour faire avancer l’entreprise. En faisant la (feuille de) route… ENSEMBLE.
